FEFO, FIFO y PEPS: qué método de salida le conviene a tu inventario

Es la última semana de octubre y tu almacén prepara los pedidos del Buen Fin de una línea de abarrotes. Durante dos meses, el sistema surtió por fecha de entrada: primero el lote que llegó en agosto, con caducidad en marzo, y después el que llegó en septiembre. Nadie registró que el proveedor había enviado en septiembre un lote fabricado mucho antes, con caducidad en noviembre. Ahora ese lote es lo único que queda en el rack, y el centro de distribución de una cadena de autoservicio rechaza la primera entrega porque la vida útil que le queda al producto está por debajo de la que exige su acuerdo comercial. Tu empresa paga el flete de regreso, aparta varias tarimas que ya nadie va a comprar y reprograma un pedido que tenía fecha comprometida para la temporada más importante del año.

FIFO y PEPS nombran el mismo método: sale primero lo que entró primero. FEFO saca primero lo que caduca primero y manda en productos con lote y caducidad. La elección depende de cómo envejece tu producto.

Tres siglas que deciden qué tarima sale primero

Cuando un surtidor llega a una ubicación con varias tarimas del mismo producto, la regla de salida decide cuál toma. Esa regla se resume en siglas que muchos equipos usan como sinónimos, y confundirlas cuesta en merma y en reclamaciones.

FIFO y PEPS: un mismo método con dos nombres

FIFO viene del inglés first in, first out, y PEPS es su nombre en español: primeras entradas, primeras salidas. Las dos siglas describen la misma regla, en la que la mercancía que entró primero al almacén es la primera que sale. Su criterio es la antigüedad, y por eso protege contra la obsolescencia. En México, PEPS se usa en dos sentidos que conviene separar: como regla física de surtido en el almacén y como método de valuación de inventarios en contabilidad.

FEFO: la caducidad manda sobre la fecha de entrada

FEFO significa first expired, first out; en español, primero en caducar, primero en salir. Aquí el criterio es la fecha de caducidad de cada lote, sin importar cuándo llegó al almacén. La mayor parte del tiempo, FIFO y FEFO coinciden, porque lo que entra primero suele caducar primero. La diferencia aparece cuando un lote llega fuera de orden, como en el caso de la apertura, y en ese momento solo FEFO evita que el lote más próximo a vencer se quede atrás.

UEPS: sale primero lo último que entró

UEPS, últimas entradas, primeras salidas, es la traducción de LIFO (last in, first out). Como regla física aparece donde la forma de almacenar la impone: el material a granel que se apila y se toma por arriba, o el rack de entrada por un solo lado, donde solo se alcanza la última tarima que entró. Como método contable, la Ley del ISR vigente ya no lo incluye entre los métodos de valuación de inventarios, así que en México su uso práctico se limita al acomodo físico.

Conviene definir por escrito qué regla aplica a cada producto, antes de que la decida por costumbre el surtidor en turno.

El error de confundir la regla de surtido con el método contable

La confusión más frecuente aparece cuando el almacén y contabilidad usan la palabra PEPS para dos decisiones distintas. Una define qué tarima toma el surtidor; la otra define con qué costo se registra cada salida en el kardex. Las dos pueden coincidir, y también pueden ser diferentes sin que eso represente un error.

PEPS en el kardex: cuánto cuesta cada salida

Como método de valuación, PEPS asigna a cada salida el costo de las unidades más antiguas que siguen en existencia, y deja el inventario final valuado a los costos de compra más recientes. La Ley del ISR admite varios métodos de valuación, entre ellos PEPS, costo identificado y costo promedio, y pide aplicar de forma consistente el que tu empresa elija. En nuestro artículo sobre el kardex explicamos cómo se registra ese costo movimiento por movimiento. El método se define con tu contador, porque cambiarlo tiene reglas fiscales propias.

La regla física: qué tarima toma el surtidor

La regla de surtido responde a otra pregunta: cuál de las tarimas disponibles sale en este pedido. Una empresa puede valuar con costo promedio y surtir con FEFO, porque la valuación se calcula sobre el costo de las compras y la rotación física se decide sobre el lote y su caducidad. El problema surge cuando la regla física queda sin definir: cada surtidor toma la tarima más fácil de alcanzar y la rotación depende del acomodo del día.

Por eso conviene documentar las dos decisiones por separado: la de contabilidad en tu política de valuación y la del almacén en la configuración de tu sistema, producto por producto.

Cuando surtir por fecha de entrada deja caducar la mercancía

FIFO protege bien a los productos que envejecen de manera pareja. Con producto perecedero, el reloj que importa empieza en la fabricación y termina en la caducidad, y la fecha de llegada al almacén deja de ser una buena referencia. Hay tres situaciones donde FEFO tiene que mandar.

Lotes que llegan fuera de orden

Un proveedor puede enviar un lote fabricado antes que el de la entrega anterior porque lo tenía rezagado en su propio almacén. Lo mismo ocurre con las devoluciones de clientes que regresan al inventario disponible, con los traspasos entre sucursales y con la mercancía de importación que pasó semanas en tránsito. En todos esos casos, la fecha de entrada deja de reflejar la antigüedad real del producto, y solo la caducidad de cada lote indica cuál debe salir primero.

La vida útil que exige tu cliente

Muchas cadenas de autoservicio y distribuidores establecen en sus acuerdos comerciales una vida útil mínima que el producto debe conservar al llegar a su centro de distribución. Con esa condición, el sistema tiene que comparar la caducidad de cada lote con la vida útil que pide cada cliente antes de asignarlo a un pedido. Esa asignación se decide al surtir, porque el rechazo en el andén del cliente llega cuando el flete ya se pagó.

Retiros de lote y producto en cuarentena

FEFO también exige rastreabilidad. Si un proveedor notifica un defecto en un lote, tu empresa necesita saber en qué ubicaciones queda y en qué pedidos salió. Con el lote registrado en cada movimiento, el lote retenido se bloquea para el surtido y la lista de clientes que lo recibieron sale de una consulta. Así, una regla FEFO bien aplicada reduce la merma y acorta la respuesta ante un retiro.

Qué método le conviene a tu inventario según el producto

La regla de salida se decide para cada familia de productos. Un mismo almacén puede necesitar varias, y la clasificación más útil parte de la forma en que envejece cada artículo.

Reglas distintas en un mismo almacén

Un operador logístico que almacena mercancía de varios clientes vive esta mezcla todos los días: un cliente de alimentos exige FEFO con vida útil mínima, otro de autopartes surte por fecha de entrada y un tercero pide salida por número de serie. La regla tiene que vivir en la configuración del sistema, ligada al producto, al cliente o al almacén, porque ningún surtidor puede recordar la política de cada cliente en un turno de temporada alta.

Lo que necesita tu almacén para que la regla se cumpla en cada pedido

Lote y caducidad capturados en el recibo

La regla FEFO empieza en la recepción. Si el lote y la caducidad se quedan sin registrar cuando la mercancía entra, el sistema solo conoce la fecha de entrada y aplica FIFO aunque la política diga otra cosa. Por eso conviene capturar ambos datos con escáner en el andén y detener el recibo cuando la etiqueta del proveedor llega sin esa información.

Un acomodo que deje alcanzar el lote correcto

La regla también depende del rack. En un rack selectivo, cada tarima tiene acceso directo y el surtidor puede tomar el lote que el sistema indica. En los sistemas de alta densidad, como el almacenaje en bloque o el rack de entrada por un solo lado, la tarima de acceso es la última que entró, y ahí FEFO solo funciona si cada carril se dedica a un solo lote.

El sistema indica el lote y el escáner lo confirma

En la orden de surtido, el WMS indica la ubicación y el lote que corresponden según la regla del producto. El surtidor escanea la ubicación y la etiqueta de la tarima, y si el lote no coincide, el sistema lo detecta antes de que la mercancía llegue al andén. Con esa confirmación, la regla de salida deja de depender de la memoria de quien surte y queda registrada en cada línea del pedido.

Rotación y rastreabilidad en una plataforma integrada

En Oasys llevamos más de 30 años desarrollando sistemas de gestión para empresas en México. Nuestra plataforma integra ERP, WMS, TMS y Producción sobre una sola base de datos, y su WMS mantiene la rastreabilidad por lote, serie y caducidad desde el recibo con radio frecuencia hasta el embarque. Las existencias se actualizan en tiempo real, el picking sigue rutas optimizadas y los inventarios físicos, cíclicos y globales se registran en el mismo sistema.

Para perecederos, la plataforma maneja básculas, peso variable y lotes, con operación parametrizable por cliente, proveedor o almacén. Cada movimiento de almacén genera su póliza con cantidad y costo, así que rotación y valuación parten de los mismos datos. Todo corre en servidores propios, en data center.

Preguntas frecuentes

¿Puedo surtir con FEFO y valuar el inventario con costo promedio?

Sí. La regla de surtido decide qué lote sale y el método de valuación decide con qué costo se registra esa salida, así que cada una se define por su lado. Muchas empresas con productos perecederos combinan FEFO en el almacén con costo promedio en contabilidad. Lo importante es que las dos políticas estén documentadas y que el sistema registre el lote en cada salida.

¿FEFO sirve para productos sin fecha de caducidad?

Sirve cuando el producto tiene otra fecha que limita su uso, como una fecha de consumo preferente o la fecha de reanálisis de algunos químicos y materias primas. Si el producto carece de cualquier fecha de vencimiento, FIFO cumple el mismo propósito con menos captura.

Si en tu almacén el lote que sale depende de la tarima que el surtidor alcanza primero, la merma por caducidad se descubre hasta el conteo o hasta el rechazo de tu cliente. En Oasys integramos ERP, WMS y TMS sobre una sola base de datos, en servidores propios, para que cada lote conserve su caducidad desde el recibo y cada salida quede registrada con el lote que llevó. Conoce cómo en https://www.oasys.com.mx/