¿Qué requisitos pide el SAT para la facturación electrónica?

Lunes, siete de la mañana. Cuatro unidades cargadas esperan en andén y el cliente más grande de tu cartera solo recibe mercancía si la factura llega antes que el camión. El primer comprobante del día regresa con error: el certificado de sello digital de tu empresa venció durante el fin de semana y nadie tenía esa fecha en el calendario. Para tramitar uno nuevo necesitas la e.firma de la empresa, y el archivo con su contraseña lo resguardaba el despacho contable con el que dejaste de trabajar hace dos meses. Las unidades no salen, el cliente reprograma la recepción para el jueves y tu equipo de facturación pasa la mañana buscando una memoria USB.

Para facturar necesitas RFC activo, e.firma vigente, certificado de sello digital, un proveedor de certificación (PAC) y datos fiscales exactos en cada comprobante. Tu ERP debe vigilar todos esos requisitos antes de que falle el timbrado.

Lo que el SAT te exige antes de emitir una sola factura

La facturación electrónica en México descansa sobre una cadena de requisitos previos que casi nadie revisa hasta que uno falla. En Oasys los agrupamos en tres llaves: una identidad fiscal en regla, dos certificados distintos y un tercero autorizado que valida cada comprobante. Algunos detalles de estos requisitos cambian con las reformas y las reglas que publica la autoridad, así que te recomendamos confirmar con tu contador las condiciones vigentes para tu caso.

RFC activo y domicilio fiscal localizable

El punto de partida es la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes con situación activa, un domicilio fiscal que la autoridad pueda localizar y un régimen y unas actividades económicas que correspondan a lo que tu empresa vende. Cuando alguno de estos datos no coincide con tu operación real, el problema aparece tarde: al tramitar certificados o en un aviso de la autoridad. Revisar de forma periódica la constancia de situación fiscal de tu propia empresa es un hábito barato que evita sorpresas caras.

e.firma y certificado de sello digital: dos llaves que se confunden

La e.firma identifica a tu empresa ante el SAT y sirve para trámites, declaraciones y, entre otras cosas, para solicitar los certificados de sello digital. El certificado de sello digital (CSD) es el que sella cada factura que emites. Se trata de archivos distintos, con contraseñas distintas y vigencias distintas, y la e.firma no sirve para sellar comprobantes. Una empresa puede tener varios CSD, por ejemplo uno por sucursal o por punto de emisión, y cada uno vence por su cuenta.

La implicación operativa es de custodia. Si la e.firma vence, renovar el CSD se vuelve un trámite más largo, y si el CSD vence, la facturación se detiene ese mismo día. Ambos certificados, sus contraseñas y sus fechas de vencimiento deben estar bajo resguardo formal de la empresa, con un responsable designado y un respaldo que no dependa de una sola persona ni de un despacho externo.

El proveedor de certificación: quien le da validez fiscal a tu comprobante

Un comprobante sellado por tu empresa necesita un paso más para tener validez fiscal: pasar por un Proveedor de Certificación autorizado por el SAT, el PAC, que valida su estructura, le asigna el folio fiscal y lo sella a nombre de la autoridad. Ese paso se llama timbrado, y sin él el archivo carece de validez ante el SAT y ante tu cliente.

Una empresa que emite decenas o cientos de comprobantes al día necesita un PAC conectado a su sistema, con capacidad para responder en los picos de cierre de mes y con timbres contratados suficientes para su volumen. Conviene saber también qué hace tu sistema si el PAC no responde y quién recibe la alerta.

Por qué un catálogo mal clasificado frena facturas con el cliente correcto

Resuelta la parte del emisor, cada comprobante tiene que describir la operación con los catálogos que publica el SAT. Muchas de las facturas que el cliente devuelve se originan en el maestro de productos, mucho antes de que alguien presione el botón de facturar.

Clave de producto o servicio y clave de unidad

Cada concepto de la factura lleva una clave de producto o servicio y una clave de unidad de medida tomadas de los catálogos oficiales, además de cantidad, descripción, valor unitario e importe. Cuando los artículos de tu empresa se dan de alta sin esas claves, alguien las elige al momento de facturar, y el mismo artículo termina facturado con claves diferentes según quién lo capturó. Para tu área contable, esa inconsistencia es difícil de explicar en una revisión; para tu cliente, puede ser motivo para pedir la sustitución del comprobante.

Impuestos, forma de pago y método de pago

La factura también declara los impuestos trasladados y retenidos de cada concepto, si el concepto es objeto de impuesto, la forma de pago, la moneda y el método de pago. Este último distingue entre el pago en una sola exhibición (PUE) y el pago en parcialidades o diferido (PPD). En una venta a crédito, el ciclo fiscal sigue abierto después de la factura: cada cobro exige emitir el complemento de recepción de pagos, que relaciona el dinero recibido con el comprobante original.

El error típico ocurre cuando ventas negocia crédito y facturación emite como pago de contado, o al revés. El comprobante se timbra sin problema y el error aparece semanas después, cuando cuentas por cobrar intenta aplicar el pago. Por eso la condición de pago debe heredarse del expediente del cliente y del pedido, sin depender de la memoria de quien factura.

Datos del receptor: la parte que el CFDI 4.0 volvió estricta

Del lado del cliente, el comprobante debe llevar su RFC, su nombre o razón social, el código postal de su domicilio fiscal, su régimen fiscal y la clave de uso del CFDI, todos coincidentes con lo que el SAT tiene registrado. En nuestro artículo sobre el CFDI 4.0 explicamos cómo esa validación rompió procesos de facturación que funcionaban desde hace años; aquí basta con una regla: ningún cliente debería quedar habilitado para facturación sin su constancia de situación fiscal dentro del expediente.

Los requisitos que siguen vigentes después del timbrado

Timbrar la factura cierra solo la primera parte de la obligación. Lo que ocurre con el comprobante después también forma parte del cumplimiento, y ahí las empresas medianas acumulan pendientes sin darse cuenta.

Entrega del XML y conservación del archivo

El archivo XML es la factura; el PDF solo es su representación impresa. Tu empresa debe entregar el XML a tu cliente, conservar los que emite y los que recibe como parte de su contabilidad durante el plazo que marca la ley, y poder consultarlos cuando la autoridad o un cliente los pida. Un XML guardado en el correo de una persona es un documento que nadie encuentra el día que se necesita.

Cancelaciones con motivo y aceptación del receptor

Cancelar una factura exige declarar un motivo del catálogo del SAT y, cuando se trata de un comprobante con errores que se sustituye, relacionarlo con el nuevo. Según el monto y otros criterios que la autoridad ajusta con el tiempo, la cancelación también puede requerir que tu cliente la acepte, y hay un plazo límite para hacerla. Como estas reglas cambian, antes de definir tu política interna de cancelaciones confirma con tu contador las condiciones vigentes.

Factura global por ventas al público en general

Si vendes a consumidores que no piden factura, como ocurre en mostradores, tiendas o cadenas de restaurantes, esas ventas se amparan con una factura global emitida con la periodicidad que permite la autoridad. Tu sistema debe excluir de la global los tickets que ya se facturaron de forma individual, un control que en hojas de cálculo falla con facilidad.

El requisito que nadie vigila hasta que detiene la operación

Los requisitos que más paros provocan son los que tienen fecha de vencimiento o dependen de terceros: la vigencia del CSD, la de la e.firma, el saldo de timbres con el PAC y la situación fiscal de tu propia empresa. Cualquiera de ellos detiene la facturación completa de un día para otro.

Vencimientos sin responsable

En muchas de las empresas que llegan con nosotros, nadie tiene asignada formalmente la vigilancia de esas fechas. El contador externo supone que de eso se encarga sistemas, sistemas supone que se encarga finanzas y finanzas se entera cuando falla el primer timbrado. La solución es sencilla: un calendario de vencimientos con responsable y suplente, revisado cada mes, y un procedimiento escrito para renovar cada certificado sin depender de una sola persona.

Cómo un ERP convierte los requisitos fiscales en controles de rutina

La mayoría de estos requisitos se cumple o se incumple dentro del sistema donde se capturan clientes, productos y pedidos. Cuando la facturación vive en una herramienta separada, cada requisito depende de una captura manual; cuando vive dentro del ERP, se vuelve una validación automática.

Catálogos del SAT dentro del maestro de productos y clientes

El primer control es de datos maestros. Cada artículo se da de alta con su clave de producto o servicio, su clave de unidad y su tratamiento de impuestos, y cada cliente con su régimen, su código postal fiscal, su uso de CFDI habitual y su condición de pago. A partir de ahí, la factura hereda esos datos del pedido y nadie los vuelve a elegir al momento de facturar.

Validación antes de enviar al PAC

El segundo control ocurre antes del timbrado: el sistema revisa que el expediente del cliente esté completo, que las claves existan en los catálogos vigentes y que el método de pago corresponda a la condición pactada. Los errores se corrigen en el escritorio de quien factura, con tiempo, en lugar de aparecer en la respuesta del PAC con el camión esperando en andén.

Factura, almacén y contabilidad en el mismo flujo

En Oasys integramos la facturación electrónica CFDI 4.0 al mismo sistema que opera ventas, almacén, transporte y contabilidad, con conexión a proveedores autorizados de certificación. El surtido que el almacén confirma alimenta la factura con los datos del pedido, cada movimiento genera su póliza contable y el complemento de pago queda vinculado a su factura original cuando cuentas por cobrar aplica el cobro. Operamos sobre servidores propios en data center, para que el sistema responda igual en los días de cierre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar la e.firma de mi empresa para sellar facturas?

No. Las facturas se sellan con el certificado de sello digital, un certificado distinto que tramitas ante el SAT con tu e.firma. Por eso conviene mantener ambos vigentes: sin una e.firma válida, renovar el CSD se vuelve un trámite más largo y la facturación puede quedar detenida mientras tanto.

¿Necesito un PAC si el SAT tiene una herramienta gratuita para facturar?

La herramienta del portal del SAT sirve para volúmenes bajos y captura manual. Si tu empresa factura todos los días a partir de pedidos, remisiones o embarques, necesitas un PAC conectado a tu sistema, para que la factura se genere con los datos de la operación y quede registrada en tu contabilidad sin recaptura.

¿Cada sucursal necesita su propio certificado de sello digital?

Puedes operar con un solo CSD o tramitar uno por sucursal o punto de emisión. Varios certificados permiten repartir la emisión entre sucursales, a cambio de vigilar más fechas de vencimiento. Tu contador puede ayudarte a definir el esquema que mejor se ajusta a la estructura de tu empresa.

Si la facturación de tu empresa depende de un certificado cuya fecha nadie vigila o de claves que se eligen al momento de facturar, el siguiente paro ya tiene fecha. En Oasys integramos la facturación CFDI 4.0 con ventas, almacén, transporte y contabilidad en un solo sistema, en servidores propios, para que cada requisito se valide antes del timbrado. Conoce cómo en https://www.oasys.com.mx/